En bestyrelse i en frivillig forening kan være sammensat på mange måder, men fælles for dem alle er, at de sandsynligvis kommer med vidt forskellige forudsætninger og udelukkende er bundet sammen af det interessefællesskab som deres foreningen giver dem.
En velfungerende bestyrelse er en forudsætning for en velfungerende forening – hvis bestyrelsen ikke fungerer sammen, kan det have store konsekvenser for foreningens drift og udvikling, og det kan derfor altid betale sig at skabe en kultur i bestyrelsen, der sikrer at bestyrelsen kan arbejde sammen og at man får fordelt alle de opgaver og ansvarsområder, som berører foreningen.
Det gøres lettest og enklest ved at man i bestyrelsen udfærdiger en række dokumenter, som bestyrelsesmedlemmerne kan enes om, og som automatisk går i arv til kommende bestyrelser og nye medlemmer af bestyrelsen.
En forretningsorden kan være med til at fastlægge rammerne for bestyrelsens arbejde: Det kan være en god idé at begynde med helt basale spørgsmål som
Hvad er egentligt bestyrelsens formål og opgaver?
Hvor ofte afholdes der bestyrelsesmøder?
Hvordan fordeles opgaverne?
Hvornår skal man erklære sig inhabil?
Hvor og hvordan afvikles bestyrelsesmøder (altid ved personligt fremmøde, via Skype (eller lignende løsning) eller på anden vis)?
Hvem er mødeleder og hvordan og hvornår udfærdiges referater?
Hvornår er bestyrelsen beslutningsdygtig?
Netop fordi spørgsmålene er så basale, kan man have en tendens til at tænke, at det er man da automatisk enig om.
Men netop fordi man i en bestyrelse kan komme med vidt forskellige forudsætninger, er det en rigtig god idé at udfærdige papirerne, og gennemgå dem én gang om året (eller sammen med nye bestyrelsesmedlemmer) for netop at sikre sig, at alles referenceramme er den samme.
Som tillæg til forretningsordenen kan der udfærdiges et årshjul, hvor årets aktiviteter i bestyrelsen beskrives.
Derudover kan man lave et sæt etiske spilleregler (der adresserer emner som fortrolighed, ærlighed, engagement og inddragelse), så man enes om, hvordan man som bestyrelse agerer i forholdet mellem bestyrelse og medlemmer.
Bestyrelsens roller
Et andet vigtigt dokument kan være en nøjagtig og detaljeret beskrivelse af bestyrelsens roller og opgaver. Ved at beskrive de enkelte opgaver, der skal varetages af bestyrelsen (fx kontakt til kommune og øvrige myndigheder, regnskab og økonomi, festudvalg eller andet) kan man bedre fordele ansvaret imellem bestyrelsens medlemmer og sikre at opgaverne bliver løst.
Et sådant dokument vil også sikre bestyrelsens interne hierarki (fx ved at beskrive hvilke beføjelser formanden eller kassereren har til at træffe beslutninger uden om resten af bestyrelsen) og gøre den enkeltes ansvar over for fællesskabet mere tydeligt.
Samtidig vil det også gøre det lettere at arbejde strategisk med rekruttering af nye medlemmer til bestyrelsen, fordi det vil blive tydeliggjort hvilke kompetencer, man mangler i bestyrelsen.
Vision – målsætning – handleplan
Har foreningen ikke allerede en vision (eller målsætning om man vil), er det en rigtig god idé at bestyrelsen sætter sig sammen og bliver enige om, hvor man ser foreningen om 1, 3 og 5 år. Det kan være med til at sikre, at bestyrelsen arbejder i samme retning og samtidig tydeliggøre hvilke opgaver, der skal løses på både kort og lang sigt for at man når målene for foreningen.
Der er mange måder at udfærdige og beskrive en vision på, men jeg har erfaring for, at det er en rigtig god idé at sikre sig et overblik over de forskellige målsætninger og samtidig lave en god beskrivelse af, hvordan man kommer i den rigtige retning.
Samtidig er det også vigtigt at handleplanen er et dynamisk dokument, der ligger til grund for en meget stor del af bestyrelsens daglige arbejde – ellers risikerer man, at der bliver igangsat aktiviteter, der ikke støtter op om bestyrelsens vision for foreningen.
Grundlag for et godt samarbejde
Ovennævnte eksempler på arbejdspapirer kan bidrage positivt til et godt samarbejde i bestyrelsen. Når både opgaver og ansvarsområder er vedfinerede og man oven i købet har drøftet hvilke kompetencer det enkelte bestyrelsesmedlem har til at træffe beslutninger på bestyrelsens vegne, vil det gøre det langt lettere at agere som bestyrelsesmedlem.
Det vil samtidig være med til at gøre bestyrelsesopgaven sjovere for nye medlemmer idet man ikke bliver usikker på, hvordan tingene kan og bør gøres for at ligge i tråd med foreningens traditioner.
Det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen bør derfor altid indeholde en gennemgang (og eventuelt tilpasning) af arbejdspapirerne så alle er enige og i stand til at tage ejerskab – dermed undgår man også at nye bestyrelsesmedlemmer føler at det er ’svært at komme på banen’ – de skal inddrages i opgaveløsningen, og det kan man kun, når den overordnede målsætning er tydeliggjort.
En velfungerende bestyrelse er en forudsætning for en velfungerende forening
Karin Rye Riddermann