Casper Holm
Viden, Kommunikation

Kommunikation er helt afgørende, hvis man som forening gerne vil have succes og udvikle sig. Men hvad er god kommunikation, og hvad skal man som forening have for øje, når man kommunikerer med omverdenen og sine medlemmer?

Det er to spørgsmål, som der ikke nødvendigvis findes et endegyldigt svar på. Men det er samtidig også to spørgsmål, der er helt afgørende at have for øje, når du som forening skal bedrive kommunikation.

For når det kommer til foreningskommunikation og kommunikation i almindelighed, er det vigtig, at man strukturer sin indsats, og at man gør sig klart, hvad det egentlige formål bag en given artikel eller et opslag på Facebook er.

I Dit Sekretariat har vi arbejdet med foreningskommunikation i mange år, og her er særligt én ting gennemgående for mange af de kunder, vi har arbejdet med - kommunikationen er ikke foregået med en specifik dagsorden eller strategi for øje.  



Nu tænker du måske, at det bliver indviklet. Men det er faktisk ikke tilfældet. For ligesom det gælder for andre områder, så kræver kommunikation også planlægning. Det betyder ikke, at kommunikationsindsatsen nødvendigvis skal planlægges ned til mindste detalje, men det betyder, at man som forening skal forholde sig til nogle få og meget håndgribelige spørgsmål.

Disse spørgsmål har vi samlet i dette lille blogindlæg. Det er nemlig vores erfaring, at har man styr på fire helt specifikke punkter, så er man meget bedre klædt på i forhold til at skabe godt indhold. Inden vi når så langt, er det dog vigtigt at understrege, at strategien bag kommunikationsarbejdet skal være forankret eller i det mindste behandlet på bestyrelsesniveau. Det er vigtigt, at bestyrelsen forholder sig til, hvordan de gerne vil fremstå og kommunikere med medlemmerne.

Om det specifikke kommunikationsarbejde også rent praktisk er forankret i bestyrelsen, betyder ikke så meget. Hvis et bestyrelsesmedlem gerne vil påtage sig ansvaret for dele af arbejdet, er det selvfølgelig fint.

Men det vil give allermest mening, hvis man kan finde en håndfuld frivillige, som med udgangspunkt i den overordnede kommunikationsstrategi kan og vil hjælpe med at kommunikere foreningens budskaber. På den måde kan man som bestyrelse sikre sig, at kommunikationsarbejdet ikke bliver en sur pligt. Det er nemlig et helt afgørende parameter i forhold til at at skabe godt indhold.

Budskab

Den allerførste ting, man som forening skal have for øje, er kommunikationens budskab. Hvad vil I som forening gerne fortælle? Det er alfa og omega.

For uanset om I vil have folk til at deltage i et arrangement eller formidle foreningens værdier, skal budskabet være klart og forståeligt. Det skal ikke pakkes ind i alverdens floskler og andet lir. Nej, det skal fortælles kort og simpelt.

Med andre ord handler det altså om, hvad man i journalistisk fagsprog kalder vinkling. Det handler om at skære ind til benet af historien og formidle det så klart som muligt. En god måde at gøre det på er ved at formulere en enkelt sætning, der rummer det vigtigste i historien.



Det kan godt være en svær øvelse til at starte med, men den er vigtig at tænke ind i det konkrete indhold. På den måde sikrer I, at folk forstår, hvad det egentlig er, I vil.

En anden god ting at have for øje, når det kommer til budskaber, er, at personhistorier ofte kan være med til at sætte ansigt på jeres forening.

Ved at fortælle den gode historie om et menneske af kød og blod, kan I gøre jeres forening mere levende, og det kan I sidste ende bidrage til, at folk bedre kan identificere sig med jer.

Målgruppe

En anden vigtig ting i forhold til foreningskommunikation er målgrupper. Det er nemlig vigtigt, at man som forening gør sig klart, hvem man gerne vil kommunikere til og hvorfor.

Derfor er det helt afgørende, at man stiller sig selv nogle indledende spørgmål, inden man sætter sig foran tastaturet. Man skal altså være klar over, hvem man kommunikerer til, og hvad man kommunikerer til den specifikke målgruppe.

Lad os som eksempel prøve at tænke målgrupper i en sportsforening. 



I en sportsforening ligger der flere indbyggede målgrupper. Vi har eksempelvis en målgruppe, der hedder forældre. Vi har en målgruppe, der hedder trænere. Vi har en bestyrelsesmålgruppe, og så har vi en medlemsmålgruppe.

Disse fire målgrupper har forskellige behov og indgangsvinkler til dét at deltage i foreningen. Derfor skal kommunikationen også målrettes derefter. Inden du sætter dig foran tastaturet, er det derfor en god idé, at du forholder dig til, hvordan du kan vinkle din historie og tilpasse dit ordvalg, så det passer til den specifikke målgruppe.

Medievalg

I forlængelse af målgruppetankerne kommer jeres medievalg. Det har nemlig stor betydning, om I vælger at benytte jer af sociale medier, jeres hjemmeside eller et nyhedsbrevs som platform for jeres budskab.

Som udgangspunkt er det oplagt at bruge forskellige medier til at nå ud med jeres budskab. Det skal dog ikke blive en stressfaktor, at tingene skal deles på kryds og tværs, og det er heller ikke altid ensbetydende med succes.



I stedet skal I indtænke jeres målgruppe, når I vælger jeres medie. Hvis I eksempelvis skal kommunikere noget ud til bedsteforældrene i en gymnastikforening, er Facebook måske ikke det bedste medie.

Med andre ord skal I altså indtænke medievalget i jeres kommunikation og argumentere for, hvorfor netop denne historie er god at dele på Facebook eller i et nyhedsbrev. Det kan være med til at sætte struktur på jeres kommunikation, og det kan sikre, at budskabet ender med at blive modtaget på en bedre og meget stærkere måde.

Planlægning

Hvis I gerne vil have succes med jeres kommunikation og nå bredere ud med jeres budskaber, er det vigtigt, at I planlægger det specifikke indhold.

Det er ikke afgørende, om indholdet er planlagt ned til mindste detalje. Det er heller ikke afgørende, at der forelægger en samlet årsplan for kommunikationen. Somme tider er det faktisk bedre at fokusere på enkelte indsatser end at kaste sig over en stor forkromet plan.

Nu tænker du måske, at vi modsiger os selv lidt, når vi tidligere har givet udtryk for, at bestyrelsen skal forholde sig til kommunikationen og lægge en plan herfor. Men det er faktisk ikke tilfældet.



For dét, vi anbefaler, er, at bestyrelsen gør sig nogle overordnede tanker om de fire punkter, som du snart har gennemgået. Og her er planlægning en vigtig del.

I bund og grund handler det om, at man fra bestyrelsen eller kommunikationsudvalgets side tænker i mulige historier. Hvad er relevant at fortælle? Har vi arrangementer, som vi kan markedsføre?

Lav en liste over events, mulige vinkler eller tiltag for de næste par måneder. Herefter kan I uddelegere arbejdet mellem jer. Det kan være med til at skabe et overblik og gøre kommunikationen mere håndgribelig for jer.

Hvis du forholder dig til disse fire fokusområder, er du godt på vej i forhold til at skabe bedre og mere relevant indhold.

Har du lyst til at høre mere om emnet, kan du lytte til vores lille podcast-serie, Foreningssnak, lige herunder. Heri tager vi en snak om nogle af udfordringerne ved foreningskommunikation, mens vi også går lidt dybere ned i nogle af problemstillingerne. Rigtig god fornøjelse.