I Dit Sekretariat har vi været til rigtigt mange generalforsamlinger, der har været afviklet med varierende grader af succes – en enkelt er sågar endt i et fysisk slagsmål, der udartede sig til at politiet blev tilkaldt og de implicerede tilbragte natten i detentionen.


Selv om det som bestyrelse og ledelse er dejligt, at medlemmerne og de frivillige engagerer sig i foreningens drift, er ovenstående eksempel måske lige meget nok af en god ting – og som oftest er generalforsamlingen da også en tæer-krummende kedelig affære, hvor dagsordenens punkter jappes igennem, så alle kan nå hjem, inden det gode fjernsyn begynder.

Som bestyrelse skal man blot huske, at generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og at man derfor står til regnskab over for medlemmerne netop denne aften – det er her man fremlægger regnskab, budget og det er her, man som bestyrelse kan gøre rede for de beslutninger, der er truffet på foreningens vegne igennem det sidste år. Samtidig er der mulighed for at se lidt fremad sammen med medlemmerne og sikre sig, at bestyrelse og medlemmer er enige om foreningens fremtidige udvikling.

Det er bestyrelsens ansvar og pligt at sikre en god generalforsamling, hvor foreningens vedtægter overholdes til punkt og prikke, og hvis man ellers gider forberede sig lidt, kan man faktisk også sikre sig imod, at generalforsamlingen bliver en langtrukket og dødkedelig affære, som medlemmerne ikke orker at deltage i.

Med omhyggelig forberedelse kan man også sikre sig imod modstand fra medlemmerne – det er utroligt vigtigt, at bestyrelsen denne aften udstråler selvsikkerhed, enighed og kontrol, så medlemmerne får tillid til, at bestyrelsesmedlemmerne arbejder for det fælles bedste.

Er der punkter, der skal diskuteres (det kan være, at der er stillet forslag om vedtægtsændring, et medlem kan have ytret ønske om en ændret praksis eller lignende), er det vigtigt at bestyrelsen lytter til medlemmernes forskellige holdninger og formår at diskutere sagens kerne uden at tage ændringsforslag personligt – det bliver lettere, hvis man forbereder sig godt på sagen og mulige argumenter for og imod.

Det er desuden afgørende for fornuftig afvikling, at man har den rigtige dirigent til at styre forsamlingen og sikre sig at forsamlingen er lovlig (læs om dirigentens rolle her).

Forberedelse er altså vejen til en succesfuld generalforsamling, og jeg bruger altid en tjekliste til at sikre, at man har gennemgået og overvejet alle punkter inden det lige pludseligt er tid.

Tjeklisten skal selvfølgelig tilpasses den enkelte forening, og måske også ændres fra år til år, men i grove træk kan den se således ud:

Tjekliste til generalforsamlingen

Indkaldelsen:

Indkaldelsen skal sendes ud rettidigt og med den dagsorden og tilhørende bilag, der er beskrevet i foreningens vedtægter.

Forslag til behandling:
I vedtægterne er angivet en frist for indsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen. Derfor skal forslag, der overholder denne frist optages til behandling på generalforsamlingen.

Bestyrelsens/formandens beretning:
Beretningen er kernen i generalforsamlingen. Det er gennem fremlæggelse og godkendelse af beretningen, at bestyrelsen kan beskrive, hvordan foreningen er ledet det sidste år, og også give en indikation af den retning som den siddende bestyrelse ønsker at arbejde i.

Medlemmerne har mulighed for at spørge kritisk ind til beretningen, og gennem godkendelse af beretningen blåstemple bestyrelsens arbejde.

Regnskab og evt. budget
Det samme gør sig gældende for foreningens regnskab og budget (ikke alle foreninger har godkendelse af budget som punkt på generalforsamlingen, men hvis det står i vedtægterne, skal det selvfølgelig med).

Når kassereren fremlægger regnskabet, er det vigtigt, at det gøres forståeligt og gennemskueligt for medlemmerne, der ofte ikke er regnskabskyndige eller i stand til at læse et regnskab.

Medlemmerne godkender med godkendelse af regnskabet de økonomiske dispositioner, som bestyrelsen har truffet. Ønsker medlemmerne IKKE at godkende regnskabet, er det en naturlig konsekvens, at den samlede bestyrelse går af, så medlemmerne har mulighed for at vælge en ny.


Valg
På dagsordenen er altid valg af nye bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor mm.

Det er afgørende for en god generalforsamling, at bestyrelsen inden mødet har fundet og fået tilsagn fra de personer, som man ønsker skal gå ind i bestyrelsen.


Det er dræbende og pinligt, når man først i situationen skal til at finde personer, der er villige til at gå ind i arbejdet, og det giver et meget useriøst udtryk.

Eventuelt
Alle generalforsamlinger sluttes af med eventuelt. Der kan ikke besluttes noget på eventuelt, men medlemmer har her mulighed for at tage emner op, der optager dem, men som de ikke har stillet forslag på.


Det er altid en god idé at lytte til kommentarer og evt. kritik, og som bestyrelse kan man jo altid se om det er en idé at implementere forslagene i det fremtidige arbejde.


Kunne du tænke dig at høre mere om generalforsamling, så find dine høretelefoner frem og gå i krig med dette afsnit af vores podcast-serie, Foreningssnak. Heri sætter vi nemlig fokus på generalforsamlingen og de mange ting, der vedrører den. God fornøjelse.